Beheert en Beleidscyclus 2014-2019 Gemeente Lebbeke

Gemeenteraad 19.12.2013 - Financieel  Meerjarenplan/BBC -Budget 2014

Het gemeentebestuur diende voor het einde van 2013 haar Beleids- en Beheerscyclus(BBC) 2014-2019 voor te leggen aan de Gemeenteraad.
Dit gebeurde in de laatste GR op 19.12.2013.

Naast een omgevingsanalyse, uitgevoerd ism Q&A, diende de gemeente ook haar visie voor de periode 2014-2019 op te maken en te concretiseren.

(Q&A is een studie- en onderzoeksbureau waar de gemeente Lebbeke mee samenwerkt). Dit gebeurde voor het Gemeentelijk beleid, De Biekorf en het OCMW.

Vaststellingen:

• De gebruikte methodiek heeft zijn diensten al vele jaren bewezen in het bedrijfsleven en wordt, naast nieuwere methodieken, nog steeds veel toegepast. Hij werd door de hogere overheid naar voor geschoven voor de realisatie van de BBC: een SWOT analyse, een missie, visie, beleid, het vastleggen van objectieven en het bepalen van doelstellingen, gekoppeld aan een actieplan dat 'SMART: moet zijn.(Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden)

BBC – AGB (Autonoom Gemeentebedrijf-De Biekorf)

Algemeen:

De inhoudelijke en kwalitatieve tegenstellingen tussen het BBC van AGB en gemeente kunnen echter niet groter zijn.

• Het BBC van het AGB kunnen we met enige genegenheid begroeten. Ook al staan er een aantal zaken in die al lang dienden gerealiseerd te zijn,toch staan er zinvolle dingen in en worden er een aantal goeie en duidelijke doelstellingen en objectieven naar voor gebracht.

Zo zien wij er een aantal voorstellen in voorkomen, die zo uit ons programma komen (professioneel management, informatisering ticketting en boeking, eigen programmatie versus 'gewone zaalverhuur' aan commerciële evenementenbureaus,....).

Het AGB kan een begroting voor 2014 en op lange termijn, tot 2019 voor leggen dank zij de grote inbreng van de gemeente via oa de ticketverkoop. Deze tegemoetkoming wordt voor 2014 alleen al begroot op 480 000€, of bijna 20 mio BEF voor volgend jaar.

De kantine staat na vele jaren nog altijd leeg en er worden met moeite nog verenigingen gevonden om ze open te houden. De exploitatie door het personeel is een heikel punt: hooggeschoolden doen het werk van kelner en compenseren via verlofdagen, wat een hoge kost betekent.

De verhuring aan particulieren en commerciële evenementenbureaus moet voor ons aan marktconforme, commerciële tarieven, anders doen met concurrentie aan de privésector, wat de bedoeling niet kan zijn, gezien de accommodatie gebouwd en geëxploiteerd wordt met belastingsgelden.

Positief is dat er gezocht wordt naar alternatieve inkomsten oa door het zoeken naar congresmogelijkheden.

BBC- Gemeente = meerjarenplan gemeente Lebbeke

In tegenstelling tot het vrij goede BBC van/voor het AGB is het BBC van de gemeente ver ondermaats en een echte “hutsekluts”.

Als we bijvoorbeeld enerzijds het verkiezingsprogramma van de VLD (dat van de CD&V was vlug terzijde gelegd want er stond niets in) en anderzijds het bestuursprogramma van VLD- CD&V voor de periode 2014-2019 naast het BBC leggen dan dachten we eerst dat het studiebureau Q&A zich vergist hadden en ons de documenten van een andere gemeente bezorgd hadden.

Analyse ism Q&A . Q&A is  het door de gemeente aangestelde studiebureau dat hen moet helpen bij de opmaak van het Meerjarenplan BBC. Voor alle nauwkeurigheid, deze analyse werd gemaakt door en voor het nieuwe bestuur en andere stakeholders.

Uit de analyse van Q&A volgen volgende zwakke punten

• Over het algemeen is er een gebrek aan strategische planning en wordt er veelal ad hoc gewerkt. (ad hoc = eenmalig)
• Het bestuursakkoord is slechts matig gekend door de medewerkers waardoor dit document te weinig gebruikt word als leidraad.
• Er is weinig afstemming tussen het bestuursakkoord en de verschillende beleidsplannen en de beleidsplannen onderling.
• De beleidsplannen worden voornamelijk geschreven vanuit opportuniteiten die zich aandienen in plaats vanuit een vooropgestelde strategie.
• De strategische doelstellingen uit de beleidsplannen zijn weinig concreet geformuleerd.
• Er is bij de medewerkers weinig zicht op de middelen die ter beschikking zijn en de algemene financiële toestand van de gemeente.
• Er worden weinig schaalvoordelen gerealiseerd omdat het gezamenlijk aankopen zeer beperkt is. Bureaumateriaal wordt bijvoorbeeld per dienst afzonderlijk aangekocht.
• De organisatie kan door een gebrek aan een planmatige aanpak niet steeds alle mogelijke subsidiëring verwerven; vooral projectmatig wordt hier te weinig op ingezet.
• De diensten worden betrokken bij de opmaak van de budgetten maar te weinig bij de finale totstandkoming ervan.
• De kostprijs van de meeste diensten en dienstverlening is niet gekend.
• Er is een investeringslijst toegevoegd aan het meerjarenplan, maar als zich opportuniteiten aandienen worden deze vaak ad hoc opgenomen.
• De in de verschillende beleidsplannen goedgekeurde budgetten worden bij de effectieve uitvoering van het dossier niet altijd vrijgegeven.
• Er is tot op heden geen subsidiereglement voor het organiseren van losse activiteiten.
• Er is weinig animo vanuit de politiek om in te zetten op vernieuwing wanneer hiervoor middelen moeten voorzien worden.
• Er worden niet altijd voldoende middelen ingezet voor het optimaliseren van de interne werking en de dienstverlening.
• De nodige competenties zijn op de meeste diensten aanwezig maar de medewerkers zijn niet altijd bereid mee te evolueren bij vernieuwing en veranderingsprocessen.
• Er is te weinig afstemming tussen de administratie en de politiek bij het begin van het planningsproces waardoor innovatieve projecten vaak niet goedgekeurd worden door het CBS.
• Ideeën komen zowel vanuit de politiek als de administratie maar er is weinig onderlinge wisselwerking hetgeen de concrete uitvoering bemoeilijkt.
• De aanpak op vlak van communicatie wordt in vraag gesteld maar verbeter acties volgen niet steeds, door een gebrek aan planmatige aanpak.
• Er is een intranet maar dit kan nog efficiënter gebruikt worden.
• Aanwezigheden/ afwezigheden zijn niet altijd zichtbaar.
• Kwaliteitscontrole is veelal beperkt tot individuele ad hoc initiatieven behalve bij onderwijs en sport die verplichte kwaliteitscontroles uitvoeren.
• De gemeente beschikt over een uitgebreide infrastructuur die weliswaar kampt met infrastructurele tekorten: sportcentrum, academie, oud gemeentehuis, …
• Alle klachten worden behandeld, maar er is geen uniform gestructureerd systeem.
• Wat het in kaart brengen van procedures en risico’s betreft worden er per dienst al ad hoc initiatieven genomen, maar nog niets structureel voor de hele organisatie uitgewerkt.
• Er worden diverse doorlichtingen doorgevoerd de voorbije jaren (sport, TD,…) maar de aanbevelingen, verbetervoorstellen worden te weinig meegenomen.
• Er is geen geformaliseerde gemeenschappelijke deontologische code voor het personeel. De personeelsbehoeften worden jaarlijks in kaart gebracht maar te weinig opgevolgd: het organogram is sterk verouderd en wordt niet opgevolgd.
• Er is geen vormingsplan/vormingsbeleid; individuele medewerkers vragen ad hoc opleidingen aan.
• Er is een vast systeem binnen de organisatie wat de compensatie van overuren betreft maar dit is niet afgestemd op de noden en behoeften van de buitendiensten.
• De taakverdeling tussen de verschillende diensten is niet altijd duidelijk.
• Wanneer iemand wegvalt is er geen vaste aanpak wat back up betreft, enkel bepaalde sleutelposities hebben een beperkte back up.
• Het huidige systeem van functionering- en evaluatiegesprekken laat te weinig mogelijkheden

Wat wij hier noteren wisten we wel, maar nu komt het uit een totaal onverdachte hoek.

Voor een bestuur dat te pas en te onpas vertellen dat ze 'goe bezig' zijn moet dit een opdoffer zijn die hen met hun twee voeten op de grond zou moeten brengen.

In het rapport lezen wij ook een aantal aanbevelingen:

Aanbevelingen van de clusters

• Er moet een totaalproject voor de gemeente opgemaakt worden.
• Administratie en politiek als gelijkwaardige partners in dit proces.
• De strategie moet doordacht uitgewerkt worden met duidelijke en meetbare doelstellingen en acties zodat op termijn evaluatie en bijsturing mogelijk wordt.
• Een jaarlijkse toelichting van de beleidsdocumenten (per dienst) lijkt aangewezen.
• Er moeten nauwere samenwerkingsverbanden zijn tussen de verschillende diensten en een betere communicatie van en naar het bestuur
• Oprichten centrale aankoopdienst lijkt aangewezen.
• Subsidiemogelijkheden extra benutten door een diensthoofd interne zaken aan te werven.
• Beter in kaart brengen van de werkelijke kost van dienstverlening.
• Introduceren van budgethouderschap voor bepaalde diensten.
• Stroomlijnen van de bestaande subsidiereglementen
• Er is voldoende competentie aanwezig maar een kwaliteitsinjectie (bv. diensthoofd interne zaken) kan een meerwaarde bieden.
• Grondig evalueren van de openingsuren en de dienstverlening in functie van de specifieke diensten.
• Inzetten op administratieve vereenvoudiging van de papieren administratie.
• Structureel overleg organiseren tussen de individuele schepenen en hun diensten.
• Aanwerven ICT’er.
• Wat externe communicatie betreft is een onderzoek van de huidige  communicatiemix en het klantenbereik noodzakelijk.
• Uitbouwen van het E-loket.
• Updaten en stroomlijnen van de gemeentelijke website.
• Inzetten op gezamenlijke communicatie van het vrijetijdsaanbod d.m.v. een vrijetijdskrant.
• Diensthoofdenoverleg uitbreiden met organisatiebrede thema’s i.p.v. louter de agenda van het CBS te overlopen.
• Werk maken van agendadelen, afwezighedenregister, …
• De bekendheid van de huisstijl (zowel intern als extern) vergroten.

Na het lezen hiervan en met het bestuursprogramma bij de hand, dachten wij dat het BBC een logisch gevolg en uitvoering zou zijn van deze documenten.

Wat zien we echter?

Een ondermaats, zelfs onbegrijpelijk allegaartje!!

Bij wijze van voorbeeld, er zijn drie strategische doelstellingen gedetecteerd, de eerste twee:

1. Strategische doelstelling:” Het gemeentebestuur creëert een duurzaam en proper woon‐ werk‐ en leefklimaat, met aandacht voor trage wegen en afvalwaterbeheer.”
   
   Excuseer???? “Een proper werkklimaat???” Wat betekent dat eigenlijk??
   
2.  Strategische doelstelling: “Het gemeentebestuur ontwikkelt sociale betrokkenheid,    bevordert economische dynamiek en biedt kwaliteitsvol onderwijs aan. “ Hallo??!!

Onbegrijpelijke wartaal,  niet coherent en totaal naast wat de aanbevelingen en het bestuursprogramma beogen.

De bestuursmeerderheid, en inzonderheid de VLD verwijst in haar programma en het bestuursakkoord graag naar het bedrijfsleven en “dat de gemeente een groot bedrijf is”  .

Wij als N-VA hebben echter de indruk dat hier weinig of geen mensen van het College van burgemeester en schepenen enige échte bedrijfservaring hebben!!

Met een dergelijk beleidsplan heeft het Schepencollege nu met de examens in schooltermen uitgedrukt : een dikke buis en in bedrijfstermen uitgedrukt: faillissement gegarandeerd!

De gemeente kan echter niet failliet gaan, want de burgers betalen het gelag door hoge belastingen waar ze in verhouding veel te weinig voor terug krijgen!

Wat wij als N-VA begrijpen onder “voorrang geven” is bvb de problematiek van kinderopvang, vergrijzing, opvang voor ouderen, centraliseren en vereenvoudigen van diensten en zodoende dus ook kostenverlagend.

“Voorrang geven” is ook meer luisteren, rekening houden met de inwoners en betrekken bij ideeën, ontvankelijk zijn voor voorstellen  vanuit de basis, zowel vanuit het personeel als vanuit de bevolking. Inspraak en wisselwerking, dat zijn voor ons N-VA strategische doelstellingen!!

Jullie zeggen zelf dat er door de diensten weken, zelfs maanden aan gewerkt is om dit BBC op te stellen. Dan getuigd het van weinig respect voor de raadsleden en de bevolking om dit zeer belangrijke project als het ware “tussen de soep en de patatten” ter goedkeuring op de agenda te plaatsen.

Er werd voor dit Meerjarenplan/BBC veel te weinig tijd genomen om het rustig te evalueren en bespreken om dan al helemaal niet te gewagen van enige betrokkenheid.

Wij herkennen hier geen visie in, geen strategie op lange termijn en dus ook geen leidraad doorheen de legislatuur, geen duidelijk werkplan dat door alle betrokkenen – personeel, bestuur, politici, adviesraden enz -  kan gevolgd worden in functie van een planmatige aanpak.

Om al deze en voorgaande redenen kunnen wij dit voorliggend Meerjarenplan 2014-2019 niet goedkeuren!

Andre Segers
Fractieleider